PRIVACY POLICY SOFIE LIEVENS (GDPR)
Privacybeleid Sofie Lievens
Versie 1.0
Laatst aangepast op 1 oktober 2022.
Deze verklaring is van toepassing op de diensten van GCV Sofie Lievens aangeboden op de online trajecten.
GEGEVENSVERWERKING
GCV Sofie Lievens hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. GCV Sofie Lievens houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de General Data Protection Regulation (GDPR). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
GCV Sofie Lievens is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van cliënten
Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die u verstrekt. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van wettelijke verplichting.
De persoonsgegevens worden door ons verwerkt met als doel het aanbieden van onze diensten, het beheer en de registratie van uw inschrijving of aanvraag (traject- en aanvraagbeheer, facturatie, …) of in het kader van onze samenwerking, om u te informeren met nieuwsbrieven en weggevers, om onze diensten en de inhoud van onze trajecten te analyseren/verbeteren, en u hieromtrent te informeren. Daarnaast willen we de nodige beveiliging & veiligheid bieden en kunnen de gegevens ook gebruikt worden in het kader van het beslechten van geschillen. Tenslotte zullen we de gegevens gebruiken om u te (kunnen) informeren en contacteren omtrent marketing en advertenties.
Uw persoonsgegevens worden door GCV Sofie Lievens verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :
het aanbieden van onze diensten
het beheer en de registratie van uw inschrijving
Het versturen van nieuwsbrieven
het verwijzen naar blogartikelen
het maken van afspraken via de online agenda
het versturen van een contactformulier
het bijhouden van gegevens voor boekhouding
het opmaken van een factuur
Over welke gegevens gaat dit?
Voornaam
Familienaam
E-mailadres
Adres
BTW nummer
Uw persoonsgegevens worden door GCV Sofie Lievens opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode van de behandelingsduur en de wettelijke bewaartermijn.
Wij bewaren uw gegevens zolang u cliënt van ons bent. Dit betekent dat wij uw klantprofiel bewaren totdat u aangeeft dat u niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als u dit bij ons aangeeft zullen wij dit tevens opvatten als een vergeetverzoek. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen en om aan de wettelijke en boekhoudkundige vereisten te kunnen voldoen, dienen wij facturen met uw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren.
GCV Sofie Lievens maakt hiervoor gebruik van het online leerplatform van Thinkific , het betaalplatform Stripe, het boekhoudkundig platform Exactonline, de online agenda Calendly en het website -en email platform Wix welke allen beveiligd zijn door een gebruikersnaam en een persoonlijk paswoord.
Beveiliging
GCV Sofie Lievens neemt de nodige maatregelen om uw persoonsgegevens passend te beveiligen. Dit omvat:
• de gebruikte platformen (het online leerplatform Thinkific , het betaalplatform Stripe, het boekhoudkundig platform Exactonline, de online agenda Calendly en het website -en email platform Wix ) voorzien in voldoende beveiliging zodat dit niet voor iedereen vrij toegankelijk is
• wij beschikken over een procedure met paswoorden betreffende de digitale toegang tot de PC’s en de software programma’s (het online leerplatform Thinkific , het betaalplatform Stripe, het boekhoudkundig platform Exactonline, de online agenda Calendly en het website -en email platform Wix ).
• De computers hebben een degelijk goedwerkend antivirusprogramma die voor optimale bescherming zorgt.
• Alle papieren formulieren worden ingescand en hebben digitale beveiliging, zie hierboven
UW RECHTEN
Op grond van de geldende Belgische en Europese wetgeving heeft u als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen u hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen.
In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van uw gegevens enkel naar uw bij ons reeds bekende e-mailadres. In het geval dat u de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij u vragen zich te legitimeren. Wij houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken, in het geval van een vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvangt u in de machine leesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren. U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.
Inzagerecht
De GDPR voorziet in de volgende rechten voor de cliënt t.a.v. de verwerkingsverantwoordelijke. Zo kan de cliënt vragen om:
Inzage te krijgen in de persoonlijke gegevens die over hem/haar worden bijgehouden.
Zijn/haar persoonlijke gegevens te exporteren (in Excel, pdf ..).
Zijn/haar persoonlijke gegevens aan te passen (of te laten wijzigen door u).
Vergeten (lees: verwijderd) te worden.
De verwerkingsverantwoordelijke dient op vraag van de patiënt binnen de 30 dagen in te gaan op een verzoek. Uiteraard stelt onze digitale omgeving ons in staat om doelgericht antwoorden te geven op de vragen van de cliënt.
Rectificatierecht
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.
Recht op beperking van de verwerking
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot u de beperking opheft niet langer worden verwerkt.
Recht op de overdraagbaarheid
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.
Recht van bezwaar en overige rechten
U heeft in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van uw bezwaar. Is uw bezwaar gegrond dat zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan u ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken. U heeft bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken uw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Bent u van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacyzaken.
CONTACTGEGEVENS
Contactpersoon voor privacyzaken: Sofie Lievens – [email protected]
Ondernemingsnummer : BE 0876.529.594
Adres vestigingseenheid : Sint-Denijslaan 345, 9000 Gent
Telefoonnummer : 0476 26 55 59
Website: https://sofielievens.be
E-mailadres : [email protected]
Adres maatschappelijke zetel : Stropstraat 84, 9000 Gent
Rechtsvorm : Gewone Commanditaire Vennootschap (GCV)